|
中国石油天然气集团公司（简称中油集团公司）是国内一家大型企业集团，它是在原中国石油天然气总公司的基础上组建的上下游、内外贸、产销一体化的国有独资公司，经营范围包括石油、天然气的勘探开发、生产建设、储运销售以及油气综合利用，和与油气共生和钻遇其它矿藏的开采经营业务，炼油、化工、化纤、化肥等产品的生产、储运、营销，原油、天然气、成品油和石油化工等产品的进出口，油气勘探开发技术、石油化工技术和相关材料、设备的进出口，以及对外工程承包、招标采购、劳务输出等业务。目前中油集团公司正面临着企业重组，其中一个重要内容就是重组业务过程，精简管理层次，扩大管理范围，提高企业的管理效率，以增强中油集团的竞争力。而公文在机关办公事务中是最繁杂又是最重要的事务，在中国石油天然气集团公司机关内部以及集团公司与所属企事业单位机关之间经常进行大量的公文接收与传送，在这种公文处理过程中，要耗费相当大的人力与物力，而且重复劳动，量很大，办公效率较低。为了比较彻底地改变这种状况，提高公文信息资源的利用率，更加高效地为各种决策提供支持，需要建设一套公文的接收、传送、归档到最终查询利用的软件系统，使在公文处理过程中形成电子文件，将公文处理与档案管理连成一个有机整体，提高部门之间彼此协同工作能力，从整体上提高中油集团机关办公效率。这当中重要一个环节就是实现广域网上收发文件。中国石油天然气集团公司已利用石油专用通信信道（微波、卫星、光纤等）连通３４家油气田、院校及所属二级单位，建成了它的企业网（ 简称CNPCnet ），这样就为在CNPCnet广域网上实现电子收发文提供了网络基础。
一、设计思想
保障安全---随着Internet/Intranet技术的发展，实现电子信息传输已经是轻而易举的事情，最常见的 Internet电子邮件就可以实现这一点。但是作为公文本身具有严格的保密要求，不同密级的文件能够传阅的范围有着严格限定，在传输过程中要防止出现泄密事件。因此实现CNPCnet上电子收发文件要考虑的首要一点就是电子信息传输的安全性，保障文件安全、及时的上传下达。
确保传输效率---文件在传输过程中既要考虑速度、又要保证文件传输的完整性和可靠性。
规范流程---在过去的公文处理过程中，公文传送或者通过邮寄，或者通过交换，或者是亲自送到，文件接收过程也通过了多个部门（如收发室等）转接，有时会出现文件丢失现象。文件下发时，有些司局越过二级单位直接发到了三级单位，还有其它诸如此类的不规范现象。通过电子收发文件的实现，可以借此机会规范发文流程，统一文件收发出入口，例如集团公司级文件只能由办公厅下发至二级单位办公室，上行文件必需由下级单位办公室统一出口等。
跨网络跨协议---中油集团公司下属单位遍布全国，各单位基本都建有自己的园区网，要实现整个中油集团的电子文件收发，选用的应用平台及设计方案必需能够跨网络跨协议。
符合实际，提高工作效率。目前，计算机软硬件、网络技术的发展日新月异，单从技术上来看完全以实现无纸办公，但短期内要想完全用电子模式取代纸制办公模式也是不现实的，重要原因之一就是电子档案、电子签名目前在我国得不到法律的认可。既然在短期内不可能完全实现无纸办公，那么在实际实施时纸制办公模式和电子办公模式同时并存就理所当然。在这种格局下，电子办公模式必须和纸制办公模式紧密配合，最大限度地为纸制办公模式服务，充分发挥电子办公模式的优点，达到减轻工作人员劳动强度，提高工作效率的目的。只有这样建设办公自动化才有实际意义，才可能在实际中得到应用。否则，只能增加工作人员的劳动强度，当成一种摆设而毫无实际意义。因而系统设计必须考虑这一点，应当允许纸制办公模式与电子办公模式并存，在系统的任意环节都可输出相应的纸制信息，同时还给工作人员带来了诸多好处，信息的上行和下达可完全电子化，这样可避免邮寄的低效率，同时电子信息可重复利用、查询和统计起来非常方便，提高了工作效率，避免了信息的大量重复性登记，减少了工作人员的劳动强度，对公文的管理井然有序，查看公文的办理情况一目了然，并且部分环节可真正实现自动化处理，这极大地提高了办文和办事的效率。
二、 实现方式
基于以上设计原则，以及考虑到保护现有投资及今后系统的可扩展性、易于维护性，经过调研，Lotus Notes 是目前世界上最优秀的群件平台，全面实现了对非结构化信息的管理和共享，是群组协同工作和办公自动化系统的最佳选择。因此中油集团公司办公自动化系统采用了Lotus Notes作为应用开发平台，CNPCnet上电子文件的收发也是基于该平台实现的。文件在传输过程中根据文件密级不同使用了NOTES不同的加密方法进行保护，同时对OA服务器进行网络端口加密。
由于目前现实条件限制，无法一步实现无纸办公（原因之一我国档案法不承认电子档案），因此我们在实现CNPC电子收发文时采用纸制办公模式和电子办公模式同时并存的模式，电子文件先行，纸质正式文件后寄，各所属石油、炼化企事业单位收到电子文件先行办理，正式纸质文件用于存档，并逐步取消不需存档文件的纸质文件印刷，为向无纸办公转换创造条件，使得先进性与实用性相结合，中油集团电子收发文的总体示意图如图1所示。
图1 CNPC办公自动化公文传输示意图
考虑到中油集团公司各单位现有办文模式的多样性以及各单位计算机及信息化普及程度的不同，我们在系统设计时将收文、发文分解成四个部分，收文分为“收文箱”与“收文管理”两个部分，发文又分为“文件呈送”与“发文管理”两部分，“收文箱”与“文件呈送”作为上下两级机关收发文的统一接口，整个集团公司保持一致，保证了电子文件的正常收发。“收文管理” 与“发文管理”则由集团公司提供一个统一模板，各个单位可以根据自己的实际情况选择目前使用的自动化程度以及可以将本单位办文流程做适度修改。这样一来既实现了CNPC作为一个整体的电子文件的网上传输，又照顾到了各个单位的特殊性。使得CNPC电子收发文件实施起来更加容易。
中油集团公司下属企事业单位遍布全国，仅集团公司总部发文的范围就涉及上百单位，而CNPC办公自动化系统是建立在CNPCnet 及各基层单位园区网基础之上的应用系统，许多单位由于条件限制，没有连通CNPCnet，有些单位也没有专门的OA服务器，针对这些情况在实现集团公司电子收发文的时候，将用户分成了三类：一、本单位有OA服务器且已连通CNPCnet，大多数油田及在京单位属于此种情况；二、本单位有OA服务器但未连通CNPCnet，1998年石油、石化两大集团成立新划转中油集团的十六家炼化企业及一些事业单位属于此种情况；三、本单位无OA服务器且未连通CNPCnet，个别事业单位、销售公司及办事处属于此种情况。
针对第一类用户，其单位的“收文箱” 、“收文管理” 、“发文管理” 、“文件呈送”数据库均建在本单位OA服务器上，上下级电子文件的收发直接通过CNPCnet实时完成；针对第二类用户，其单位的“收文箱” 、“收文管理” 、“发文管理” 、“文件呈送”数据库也建在本单位OA服务器上，但同时在上级单位OA服务器上建此单位“收文箱”数据库的副本，上下级电子文件的收发先发到各自的OA服务器上，然后通过OA拨号服务器通过定时复制完成；针对第三类用户，其单位的“收文管理” 、“发文管理” 、“文件呈送”数据库建在本单位单机上，“收文箱”数据库建在上级单位OA服务器上，同时在其单位单机上建此单位“收文箱”数据库的副本，上下级电子文件的收发通过此单位用户电话拨号复制完成。这样不仅充分利用了CNPCnet，同时采用复制技术降低了网络通讯量。
三、结束语
CNPCnet上电子收发文的实现提高了中油集团公司的办公效率，纵向上，CNPC领导、各业务部门可以和CNPC各基层单位之间方便、快速地进行公文的传送和共享；横向上，它密切了CNPC各基层单位办公人员之间的协调、协同工作，为改进办公模式、减少人力资源和设备费用，最终实现文档一体化和逐渐向无纸办公过渡奠定了基础。下一步中油集团公司将在现有基础上向着实现Web办公的方向发展，最终实现完全的Web办公模式。
|
收藏
推荐
